新人で電話が苦手な人は、「聞き直す」方法を知っておけばよい

新人で電話が苦手な人の理由ははっきりしています

・緊張していて、電話の声が聞き取りにくい
・社会人のルールをしらないので、ストレスがかかりやすい
・職場のルールをしらないので、ストレスがかかりやすい
・会社や仕事の内容をしらないので、ストレスがかかりやすい

ストレスがかかりやすいというか、情報が不足しているために判断材料に欠けるという部分があるからだと思います。
その部分があるために、精神的な余裕がなくなり、ますます苦手になると。

まあ、度胸がないだけで、
営業職でそんな感じだとこまるけど、多くの場合は、仕事の能力と直接関係ないことの方が多いと思います。

電話苦手な人は、コミニュケーションが苦手で
周りに相談したり、聞いたりするのが苦手な場合が多いので、ますます、泥沼にはまりがちだとは思います。

「聞き直す」定型文を用意しておくと、落ち着いて電話を取れる人が多いと思う

1回目:恐れ入りますが、もう一度お願いします。
2回目:お電話が遠いようですので、もう一度お願いします。
3回目:大変申し訳ありません、聞き取れなかったので再度お願いします。
4回目:何度も申し訳ありません、もう一度お願いできますか?

あまり上手な言い回しでないが、上記の用な感じ。
これで、聞き取れなくても4回はおなじことが聞けるってことです。

電話の苦手意識があって、緊張してたりしたら、聞き取りにくいんですよね。
オマケに、相手が電話の声の通らない人だと、かなり聞き取りにくい。

4回も同じことを聞いてもイイの?といえば、OKです。
電話が遠くなくても、遠いことにしておいて問題なし。

分からないまま担当者につないでました。(それでよく怒られています)
職場の電話応対が苦手。コツや受け答えを教えてください - 就職 - 教えて!goo


4度聞き直しても、きちんと相手の名前を聞き取ることが大切で、そうしないと評価がさがります。4度聞き直すことに関しては、咎められない傾向にあるし、評価は下がりません。

これ遅刻とかと一緒で、
無連絡で、5分遅刻するのと
連絡して、30分遅刻するのとでは、
どんな場合でも、新人の場合は、後者が評価されるんです。

実際の迷惑度合いとかは全然関係なくて、ちゃんと社会人らしいルールにのっとって行動ができることが評価されるんです。

連絡を入れなければ5分の遅刻で済むのに、連絡入れると30分とかになるとしても、後者を選択すべきなんです。

その他も、定型文として覚えてしまう

3.相手先名は聞き取れたのですが、ウチの担当者の名前が聞き取れず困ることもあります。「もう一度お願いします」と頼んだら相手先の名前を名乗られてしまいます。「誰を呼べばいいのか」という事をどのように伝えればよいでしょうか?
職場の電話応対が苦手。コツや受け答えを教えてください - 就職 - 教えて!goo


3>
 「担当の者の名前をもう一度お教えいただけますか?」など。
職場の電話応対が苦手。コツや受け答えを教えてください - 就職 - 教えて!goo


失敗するたびに、その回避方法を導入すればよいだけだとかんがえればよいかと思う。

職場の人の名前を覚えてしまうというのも大事なことだと思います。
聞き取りにくくても、この中のだれかという意識で聞くと、意外と聞き取れるものなので・・・。


保留と転送のやり方は、職場の人に事前に聞いた方がよい

保留や転送のやり方は、ちゃんと先輩に聞くなりして
調べて 自分がわかるように書いて、電話に貼っておく。
非常に電話対応が苦手です・・。今年4月に入社しまして、1... - Yahoo!知恵袋


転送で「xxxから、xxxさんに電話です」というのは出来ても、
大声で、「XXXから、XXXさんに電話です」という感じで、電話をまわすのは苦手な人はいると思う。

あと、電話機によって、保留と転送のやり方が微妙にちがって、違う席の電話をとらないといけないときは非常にオロオロしがちだと思う。

なれると、保留とか転送とかできなくても、なんとか対応できるので、不思議なんですけどね。

失敗しても、恥ずかしいだけで、たいした影響はない

ただし、試すためとかなんとかいって、何も説明せずに電話番をさせる職場は新人以上にクソだ。
ちゃんと説明した上で電話番をやってもらおう。



説明してない事態にたいして対応できないことは責めない。
説明した後ちゃんと吸収してくれるかどうかを見る。
だいたい一週間もすればできるやつとできないやつは明確に分かれる
新入社員には1週間ほど電話番してもらうと有望かどうかだいたいわかる


上記のような感じで、分類されたり、ダメ烙印押されたりするんじゃないかな?という不安があるとはおもうけど、そんなのも気にする必要はない。

電話応対は苦手だけど、仕事は出来る人は結構数います。
新人だと苦手でも電話に出ないといけないんだけど、そうでなくなれば、電話に出なくてもよくなるんですな。

たぶん無理な場合も多いけど、反感買いながら、逃げ切るというのもありかなぁと思う。

新人の頃、電話応対苦手でも、たいていの人はいつの間にか普通に電話応対できるようになります。
それも、新人の頃苦手意識があって、電話をさけて、経験をつんでこなかった人でさえ・・・。

電話苦手な人は、ベストでなくて、ベターで十分

はじめての社員~シーン別 安心マニュアル~ |求人・転職・仕事情報ならフロム・エー 社員ナビ

上記のマニュアルも、
・ベスト
・ベター
・ダメ
みたいな感じで構成されている。
「ダメ」なことだけさけて、ベター以上ならOKだと考えて対応すれば、意外とうまくできます。

敬語でなくても、丁寧語で十分なことが多いというか、それで許容範囲に入っていると思う。
でも、この手のマニュアルは、なぜか敬語でないとダメとか言う風に誘導するんですなぁ。

そこまでできれば完璧だけど、「新人でない社員」でもできてない人が多いんだから、ベターで十分です。
自ら難易度をあげる必要はないです。まずは形ができてから、ベストを目指すべきでしょう。

つまり完璧を目指すと、ボロボロになるというパターンが、
電話苦手な人に多いと思います。

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