誰が議事録をとるべきか?でなくて、議事録を取りやすくする方法について考えるべきかと思う

若手に取らせる従来の議事録
1.会議に参加する一番若いメンバーが会議でメモを取る
2.会議終了後、持ち帰ってメモを元に議事録を清書する
3.会議から数日~数週間後の次回の会議で、清書された議事録を顧客と確認する。もしくは会議から何日か経った日に、メールで議事録を添付し、顧客に確認を依頼する

皆さんのプロジェクトでは、いかがでしょうか?

筆者もこのような議事録の取り方をするプロジェクトに何度も参画しましたが、このときに共通に起きる問題があります。それは、議事録が会議の内容と違うという指摘を顧客から受け、議事録を書き直さなければならなくなるというものです。

多くの場合、この原因は明らかで、大抵はシステムの仕様を十分把握できていない一番若いメンバーが議事録を作成しており、それをプロジェクトリーダーが十分チェックできていないからです。
"できるITエンジニア"のコミュニケーションスキル (12) "見せる議事録"によるファシリテーション(1) - 逸れた議論を戻すも簡単!! | マイナビニュース


年上の二人は特に何の発言もしないが、議事録を取ることもない。そして自分の1.5倍以上の給与をもらっている。なんなんだこれは。かといってその人達に議事録を取らせると頓珍漢なことを書きかねない気もするし。

「議事録を取るのは新入社員や若手の仕事」っていう暗黙の了解はなんとかならないのだろうか。
誰が議事録をとるべきか


議事録に取りやすいように、
最後に、今日決まった重要なことを再確認という形で、まとめる形にしておけば、
最後さえきちんと書けば問題ないということになるので、僕はそうしてたりはする。

新人(若手)に議事録を作らせるというところも意外と多いけど、それはそれで悪くはないと思うんですね。僕なら新人(若手)に取らせるのは二度手間で効率が悪いので、教育目的でもなければそんなことはしないだろうなぁと思う。

また、若手でメインで作業している人が議事録をとるというのも、悪くないと思う。メインで仕事している人の方が実際に重要なことが分かるので、自己防衛的なものを書き忘れることが少なかろうと思う。

たとえば、若手でなくて、顧客側が議事録を書いてく入れるとかいう場合を想定すればよいかと思う。もちろん議事録の承認?という部分があるとはおもうけど、顧客に議事録を書いてもらうより、こちらで議事録を書いたほうが絶対に有利なことの方が多いと思う。

それはともかく、議事録の「大切さ」と「大変さ」を知ってる人は、議事録を取りやすいように最後まとめたりする傾向にあるし、また進め方も美味いと思う。議事の主導権を持っているというだけでも十分優秀だと思う。

「議論する(話し合う)」という立場の人と、「物事を決める」というスタンスの立場の人ではちがうんだろうなぁと思う。でもって、ビジネスを進めるにあたっては、後者の人の方が仕事でできることが多いと思う。

若手や新人以外が議事録をとるという職場もそれなりにあると思う

おれんとこでは、ジャーマネに相当する人が
議事録取ってたな
司会進行しつつ、議事録取りつつだった
おれんとこでは、ジャーマネに相当する人が 議事録取ってたな 司会進行しつ..


僕は、このスタイルの方が効率的な気がする。

・・・・

誰が議事録をとるべきか

プロジェクターにアジェンダ投影して上から進めて行って決定事項記入する→自動的に議事録出来る、っていうタイプのMTGがラクで好きだけど毎回はなかなか出来ないからな〜

2015/03/13 00:45

たぶん、「物事を決める」というスタンスで、議事録を取りやすい路線でのやり方ですね。

誰が議事録をとるべきか

マジレスすると、一度は上司に相談する。ICレコーダ使わせてもらう。あと、会話が止まったタイミングで少し待って貰ってでも議事録は取ること。

2015/03/12 17:14

議事録作るのとか、打ち合わせ記録をつくるのとか苦手な人は、ICレコーダーを使ったほうがよいと思う。結局、全て聞き直すというのは時間の無駄になるのでそういう利用の仕方はしない人が多いけど、あいまいな記憶をはっきりさせるのに、要所要所だけ聞き直すというのは良くやる方法だと思う。

電話をとるのと同じで、慣れが必要なんだけど、そういうのが苦手な人はICレコーダー。
客先での打ち合わせなどに使う場合は、録音する前に、録音する旨を言っておいたほうがよい。

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