フロントエンドをExcelにしてもらえば、もしかするとマシにはなるかも

うちの部署に入れる新しい業務システムの構築の担当になって、昨日から打合せが始まった。今までエクセルで管理してたものが多くて結構表組みで管理したいものがたくさんあったから、そういう要望を業者に伝えたら「いや~、、ハハハ・・(だったら今まで通りエクセルでやれば?)」みたいな反応。例えばフィルターとか超使ってるし、タブをドンドン増やしてハイパーリンクでつないで元データから引っ張ってきて計算して表組みを作成するとかいつもやってるような作業が新システムだと厳しい(=できないor莫大な時間と金がかかる)らしい・・。
エクセルでできることができない何百万のシステム・・

入力や操作する画面を、EXCELベースにしてもらえば、ある程度は柔軟にはなりそうだけど、でも限界があると思う。限界というよりかは、制限を加えないとやばい感じかな。

現状EXCELでやっている問題点は、おそらくデータが1元化されていないことだと思う。1元化されていても、担当者でないとデータを取り出せないとか、担当者でないと帳票を出せないとか、担当者に頼まないと、何かができないとかそういう感じだと思う。

定型業務はデータベースなどとの相性もよく、システム化は容易である。一方の非定型業務については、最終成果物に非常に幅広い柔軟性が求められるため、データベースとの連携が容易ではなかった。顧客先に提出する提案書の一部に在庫情報などを引用する際、一方で定型業務用アプリケーション(VBアプリケーションやWebアプリケーション)を起動し、検索結果をコピー&ペースでワードプロセッサの文書に貼り付けるなどといった操作は、多くの企業で日常的に行われているものだ。しかしこの場合、作成された提案書上の情報は、データベースからは隔絶された静的な情報であり、データベース側でデータが変化しても連動はしない。

これに対しMicrosoft Office Systemでは、ワードプロセッサのWord 2003がXMLスキーマに対応したことにより、定型業務で扱うデータベースと、非定型業務で扱う文書を連携させることが可能になった。
@IT [FYI] 業務システムのフロントエンドとしてのMicrosoft Office Systemの実力(1) - Page2


引用先のようなXMLスキーマを使った例を僕は知らないけど、まあ昔から、Excelをフロントエンド+RDBの組み合わせの業務システムはあるのはある。

@IT:Windows TIPS -- Tips:Excelと外部データベースとを連携させる

フロントエンドすべてを「Excel」でなくて、一部だけそうだというものも当然ある。

システム化するときは、妥協点を決めるべき

同じことなんだけど、ここだけはきちんとできないと困るという部分を決めるでもよいです。

上層部の人たちは、データの一元化だったり、低予算だったりすると思います。

現場の人も、ポイントを絞るべきですね。で、妥協できる点は妥協してしまうほうが、結果として使いやすくなることも多いとは思う。

システム化で、現場が幸せになることはあまりない

これは、普通。だって、システム化の目的がどこにあるかです。

ルール化、マニュアル化、担当者依存の回避、効率化、人件費削減とかですからね。

現場の意見を聞かないとか、現場を知らないとかもいわれるけど、実際にはそんなのはあまり関係ないことも多い。


不便めなシステムのほうが、事務作業をする人にとっては幸せ

システムに仕事を取られない、他人に仕事をとられないから。

人に依存する、担当者に依存するほうが、現場に働く人の職が保障される傾向にあるからですね。

だから、不便なほうが実は、自身のメリットになるかもしれないと思うべきなのかも。でも表面上は、あれもできない、これもできないと不満を言っていればもんだありません。悪いのはすべて、システムに押し付けてしまえばよいからです。

よく理解できない人向けに書くと、
優秀な作業補助員をつけるからといわれて、本当に優秀すぎる人だったら、作業が楽になって仕事も効率化されるとはおもいますが、たぶん、自身の立場がやばくなるという感じでしょうか?

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